Protezione dati

Aggiornata al 16 ottobre 2026

1. Titolare del trattamento

Il titolare dei trattamenti descritti è rail4mation AG, Max-Högger-Strasse 6, 8048 Zurigo, Svizzera. Per richieste relative alla protezione dei dati: datenschutz@rail4mation.ch.

2. Ambito di applicazione e principi

La presente informativa riguarda il sito web, le richieste, i rapporti commerciali, le prenotazioni di sale, le iscrizioni, la formazione, le piattaforme didattiche, gli esami, i certificati, le tessere, le newsletter e le candidature. Per servizi specifici possono applicarsi informazioni aggiuntive.

3. Categorie di dati trattati

A seconda del contesto trattiamo dati identificativi e di contatto, datore di lavoro e funzione, contratti e fatture, comunicazioni, prenotazioni e partecipazioni, credenziali di accesso, risultati formativi e d’esame, attestazioni di qualifica e dati tecnici. Per le tessere possono essere necessarie fototessere.

Quando riceviamo dati personali da un datore di lavoro, un committente o un altro terzo, in particolare per iscrizioni a corsi o esami, informiamo l’interessato secondo le prescrizioni legali, di norma entro un mese dal ricevimento oppure, se i dati sono comunicati prima, al più tardi al momento della comunicazione, fatte salve le eccezioni di legge. Le informazioni possono essere rese disponibili tramite inviti, documentazione dei corsi o piattaforma didattica.

4. Finalità e quadro giuridico

Trattiamo i dati per rispondere alle richieste, stipulare ed eseguire contratti, organizzare formazione ed esami, documentare qualifiche, fatturare, comunicare, garantire qualità e sicurezza informatica e rispettare gli obblighi di legge. Si applica in particolare la legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD); qualora il regolamento generale europeo sulla protezione dei dati (GDPR) sia obbligatoriamente applicabile a uno specifico trattamento, ne rispettiamo anche i requisiti.

5. Sito web, hosting e registri

Il sito è ospitato su Amazon Web Services (AWS), regione di Zurigo. ONTIV fornisce assistenza tecnica e Cloudflare gestisce DNS e instradamento del traffico. Possono essere trattati indirizzo IP, data, ora, URL, browser, sistema operativo, connessione ed errori per funzionamento, diagnosi e sicurezza. I registri sono conservati in linea di principio per 30 giorni; vincoli tecnici, incidenti o obblighi legali possono richiedere termini diversi.

6. Cookie e funzionalità integrate

Utilizziamo cookie tecnicamente necessari, in particolare per sessioni e funzioni integrate. Attualmente non utilizziamo tracciamento dei visitatori né strumenti di analisi come Google Analytics. I servizi integrati di terzi possono utilizzare cookie tecnici propri. È possibile gestire i cookie nel browser, con possibili limitazioni delle funzioni.

7. Contatti e comunicazioni commerciali

Quando ci contattate tramite modulo, e-mail o telefono, trattiamo i dati e il contenuto per rispondere e gestire il rapporto commerciale. I messaggi dei moduli sono trasmessi a Microsoft 365. WordPress conserva soltanto registri tecnici dei moduli, non il contenuto, e li elimina dopo 90 giorni. La corrispondenza commerciale può essere conservata più a lungo secondo il caso.

8. Clienti, contratti e contabilità

Per offerte, incarichi, rapporti con i clienti e fatturazione trattiamo nomi, contatti professionali, datori di lavoro, prestazioni, corrispondenza e dati di fatturazione e pagamento. I dati possono essere trattati in SEMCO e RunMyAccounts. Libri e documenti contabili soggetti a obbligo di conservazione sono di norma conservati dieci anni dopo la fine dell’esercizio. Il termine non si applica automaticamente a tutti gli altri dati.

9. Calendario, iscrizioni e SEMCO

Calendario, iscrizioni e portale clienti sono forniti tramite funzionalità SEMCO integrate. L’apertura può trasmettere dati tecnici di connessione a SEMCO. Le iscrizioni comportano dati di partecipanti, datori di lavoro, contatti, servizi, date e amministrazione. Il personale autorizzato ed eventualmente i committenti ricevono le informazioni necessarie per organizzazione e fatturazione. I corsi sono fatturati separatamente, senza pagamenti online sul sito né abbonamenti ICS alle date dei corsi.

10. Organizzazione della formazione

Per formazione in presenza, pratica, al simulatore e online trattiamo iscrizioni, presenze, assegnazioni, eventuali prerequisiti e qualifiche, comunicazioni, verifiche dell’apprendimento, partecipazione e completamento. Formatori, esaminatori, committenti e datori di lavoro possono accedere alle informazioni necessarie al loro ruolo.

11. Piattaforma e4learn (Moodle)

La piattaforma e4learn.ch è accessibile tramite collegamento esterno e non è incorporata nel sito. L’uso può comportare account, accessi, sessioni, iscrizioni, progressi, compiti consegnati, risultati dei test, feedback e certificati. I dati servono per erogazione, assistenza, valutazione e documentazione della formazione. Gli accessi dipendono dai ruoli.

12. Esami, verbali e risultati

Per esami teorici e pratici e verifiche trattiamo identità, tipo, luogo e data, domande e risposte, valutazioni, risultati, constatazioni degli esaminatori, verbali ed eventuali ripetizioni o contestazioni. I dati servono per organizzazione, valutazione, tracciabilità, qualità e obblighi normativi e contrattuali. I risultati possono essere comunicati, nella misura necessaria, a committenti, datori di lavoro, organismi d’esame o autorità competenti autorizzati. Verbali e attestazioni possono essere conservati a lungo se richiesto da regolamenti d’esame, norme ferroviarie o esigenze probatorie. Il termine dipende dal documento e dalle regole applicabili.

13. Certificati, qualifiche e tessere

Per emettere, verificare e rinnovare certificati, attestazioni e tessere trattiamo identità, datore di lavoro, formazione, esami e qualifiche, date di emissione e validità ed eventuali numeri o riferimenti. Le attestazioni possono essere conservate durante la validità e oltre quando necessario per verifica o obblighi applicabili.

14. Tessere e certificati sostitutivi, foto

Le richieste di sostituzione sono inviate tramite modulo e trattate internamente; il contenuto non è conservato stabilmente in WordPress. Le fototessere necessarie sono archiviate in Microsoft SharePoint con accesso limitato al personale competente fino alla scadenza della tessera, quindi eliminate secondo la procedura applicabile, salvo altri obblighi.

15. Prenotazioni di sale e calendari

Per prenotazioni di sale trattiamo nomi, contatti, date, sale, stato ed eventuali dati di fatturazione. WordPress registra le prenotazioni; Microsoft 365 invia ricevute con file ICS e comunicazioni di conferma o annullamento. I record sono di norma eliminati due anni dopo la conclusione o cancellazione; i documenti contabili restano separati. Un calendario ICS interno, non pubblico e protetto da link segreto, contiene sala, riferimento, orari, luogo ed eventuali note interne, senza nomi o contatti dei clienti.

Iscrizioni e invii newsletter sono gestiti da WordPress. L’iscrizione è attiva solo dopo conferma via e-mail (double opt-in). Le iscrizioni non confermate sono eliminate dopo sette giorni. La disiscrizione è possibile in ogni momento. La prova del consenso è conservata per 24 mesi dopo la disiscrizione; l’indirizzo può restare in una lista di esclusione per evitare ulteriori invii.

Per le candidature trattiamo contatti, curriculum, attestati, qualifiche, referenze e corrispondenza per valutare i candidati. I fascicoli non selezionati sono di norma eliminati entro tre mesi dal rifiuto, salvo obblighi legali o motivi legittimi prevalenti. Ai rapporti di lavoro esistenti si applicano regole interne integrative.

18. Link esterni, Google Maps e YouTube

Il sito contiene link a e4learn.ch e Google Maps; solo cliccando si lascia il sito e si applicano le informative dei rispettivi fornitori. I video YouTube integrati vengono caricati solo all’avvio della riproduzione. Utilizziamo youtube-nocookie.com; durante la visione dati tecnici e d’uso possono essere trasmessi a Google.

19. Destinatari e responsabili esterni

All’interno di rail4mation accede ai dati solo il personale che ne ha bisogno. I fornitori esterni includono AWS (hosting), Cloudflare (rete e sicurezza), ONTIV (assistenza), Microsoft 365/SharePoint (comunicazione e archiviazione), SEMCO (gestione corsi) e RunMyAccounts (contabilità). Per formazione ed esami i dati necessari possono essere comunicati a committenti, datori di lavoro, formatori, esaminatori e autorità competenti autorizzati.

20. Trattamento dei dati all’estero

Il nostro sito web è ospitato in Svizzera (regione AWS di Zurigo). L’utilizzo di servizi internazionali può tuttavia comportare il trattamento di dati personali al di fuori della Svizzera. Ciò riguarda in particolare Cloudflare, Microsoft 365/SharePoint e YouTube/Google. Dati tecnici di connessione, sicurezza, assistenza o utilizzo possono essere trattati in particolare negli Stati Uniti d’America (USA), in Irlanda e in altri Stati nei quali operano i rispettivi fornitori, società del gruppo o subresponsabili. A causa dell’infrastruttura globale di tali fornitori, gli Stati concretamente interessati possono cambiare. Gli Stati attualmente interessati risultano dagli elenchi pubblicati dai fornitori relativi alle sedi di trattamento e ai subresponsabili; tali informazioni dei fornitori costituiscono parte delle informazioni di trasparenza relative ai rispettivi servizi. Su richiesta comunichiamo gli Stati e le garanzie rilevanti per uno specifico trattamento.

Informazioni aggiornate sui Paesi e sui subresponsabili dei principali fornitori internazionali: Cloudflare: www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/cloudflare-services/; Microsoft 365: learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations e learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/personnel-loc/m365-personnel-location; Google/YouTube: policies.google.com/privacy. Tali elenchi sono aggiornati continuamente dai fornitori.

Qualora uno Stato destinatario non disponga di un livello di protezione riconosciuto adeguato dal Consiglio federale, garantiamo una protezione appropriata, in particolare mediante clausole contrattuali tipo riconosciute e, ove necessario, misure di protezione supplementari. Nei casi consentiti dalla legge, una comunicazione può inoltre fondarsi su un’eccezione prevista dalla LPD.

Conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità, agli obblighi di legge o alla tutela di diritti. Termini indicativi: registri del sito di norma 30 giorni; registri tecnici dei moduli 90 giorni; prenotazioni due anni dopo conclusione o annullamento; iscrizioni newsletter non confermate sette giorni; prove del consenso 24 mesi dopo la disiscrizione; candidature respinte tre mesi; foto delle tessere fino alla scadenza; documenti contabili soggetti a obbligo dieci anni dopo la fine dell’esercizio. Per verbali d’esame e attestazioni possono valere termini più lunghi secondo le norme applicabili. La cancellazione dai backup può avvenire successivamente per ragioni tecniche.

22. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate contro accessi non autorizzati, perdita, uso improprio e modifiche illecite, tra cui autorizzazioni basate sui ruoli, archivi ad accesso limitato, manutenzione e regole di riservatezza. Non è possibile garantire sicurezza assoluta delle trasmissioni elettroniche.

23. I vostri diritti

Nei limiti della legge applicabile potete chiedere accesso, rettifica e, alle condizioni previste, cancellazione, consegna o trasmissione dei dati oppure opporvi al trattamento. Il consenso può in linea di principio essere revocato per il futuro. Obblighi di conservazione possono impedire la cancellazione immediata. Contatto: datenschutz@rail4mation.ch. Potete inoltre rivolgervi all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

24. Aggiornamento dell’informativa

Rivediamo l’informativa quando cambiano servizi, sistemi o requisiti normativi e la aggiorniamo se necessario. Fa fede la versione pubblicata sul sito. Aggiornata al 16 ottobre 2026.