Protection des données

État au 16 octobre 2026

1. Responsable du traitement

La rail4mation AG, Max-Högger-Strasse 6, 8048 Zurich, Suisse, est responsable des traitements décrits ici. Pour toute question relative à la protection des données : datenschutz@rail4mation.ch.

2. Champ d’application et principes

La présente déclaration couvre notre site web, les demandes, les relations commerciales, les réservations de salles, les inscriptions, les formations, les plateformes pédagogiques, les examens, les certificats, les cartes, les newsletters et les candidatures. Des informations complémentaires peuvent s’appliquer à certaines prestations.

3. Catégories de données traitées

Selon le contexte, nous traitons les données d’identité et de contact, l’employeur et la fonction, les contrats et factures, les communications, les réservations et participations, les accès, les résultats de formation et d’examen, les justificatifs de qualification et les données techniques. Les demandes de cartes peuvent inclure une photo d’identité.

Lorsque nous recevons des données personnelles d’un employeur, d’un mandant ou d’un autre tiers, notamment pour une inscription à une formation ou à un examen, nous informons la personne concernée conformément aux exigences légales, en principe dans le mois suivant la réception des données ou, si elles sont communiquées plus tôt, au plus tard lors de cette communication, sous réserve des exceptions prévues par la loi. Ces informations peuvent être fournies dans les invitations, les documents de cours ou via la plateforme pédagogique.

4. Finalités et cadre juridique

Nous traitons les données pour répondre aux demandes, conclure et exécuter des contrats, organiser les formations et examens, documenter les qualifications, facturer, communiquer, assurer la qualité et la sécurité informatique et respecter nos obligations légales. La loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) s’applique notamment; lorsque le règlement général européen sur la protection des données (RGPD) s’applique impérativement à un traitement particulier, nous respectons également ses exigences.

5. Site web, hébergement et journaux

Notre site est hébergé sur Amazon Web Services (AWS), région de Zurich. ONTIV fournit une assistance technique et Cloudflare assure le DNS et l’acheminement du trafic. Les données traitées peuvent comprendre adresse IP, date, heure, URL, navigateur, système d’exploitation, connexion et erreurs, pour assurer le fonctionnement, le diagnostic et la sécurité. Les journaux sont en principe conservés 30 jours; des contraintes techniques, incidents ou obligations légales peuvent justifier une autre durée.

6. Cookies et fonctionnalités intégrées

Nous utilisons des cookies techniquement nécessaires, notamment pour les sessions et fonctions intégrées. Notre site n’utilise actuellement ni suivi des visiteurs ni outils d’analyse tels que Google Analytics. Les services tiers intégrés peuvent utiliser leurs propres cookies techniques. Vous pouvez gérer les cookies dans votre navigateur, au risque de limiter certaines fonctions.

7. Contact et communications commerciales

Lors d’un contact par formulaire, e-mail ou téléphone, nous traitons les coordonnées et le contenu pour répondre et gérer la relation commerciale. Les messages des formulaires sont transmis à Microsoft 365. WordPress n’enregistre que des journaux techniques des formulaires, sans le contenu des messages; ces journaux sont supprimés après 90 jours. La correspondance commerciale peut être conservée plus longtemps selon le dossier.

8. Clients, contrats et comptabilité

Pour les offres, mandats, relations clients et factures, nous traitons notamment noms, coordonnées professionnelles, employeurs, prestations, correspondance et informations de facturation et de paiement. Ces données peuvent être traitées dans SEMCO et RunMyAccounts. Les livres comptables et pièces justificatives soumis à conservation légale sont en principe conservés dix ans après la fin de l’exercice. Cette durée ne s’applique pas automatiquement à toutes les autres données.

9. Calendrier, inscriptions et SEMCO

Le calendrier, les inscriptions et le portail clients sont fournis via des fonctionnalités SEMCO intégrées. Leur ouverture peut transmettre des données techniques de connexion à SEMCO. Les inscriptions impliquent notamment des données sur les participants, employeurs, contacts, prestations, dates et administration. Les collaborateurs autorisés et, le cas échéant, les mandants reçoivent les informations nécessaires à l’organisation et à la facturation. Les cours sont facturés séparément, sans paiement en ligne sur le site ni abonnement ICS aux dates des cours.

10. Organisation des formations

Pour les formations présentielles, pratiques, sur simulateur et en ligne, nous traitons inscriptions, présences, affectations, prérequis et qualifications si nécessaires, communications, contrôles des acquis, participation et achèvement. Les formateurs, examinateurs, mandants et employeurs peuvent accéder aux informations nécessaires à leur rôle.

11. Plateforme e4learn (Moodle)

La plateforme e4learn.ch est accessible par un lien externe et n’est pas intégrée directement au site. Son utilisation peut impliquer compte utilisateur, connexion, sessions, inscriptions, progression, travaux remis, résultats des tests, retours et certificats. Ces données servent à fournir les formations, accompagner les participants, évaluer les acquis et documenter les résultats. Les accès dépendent des rôles.

12. Examens, procès-verbaux et résultats

Pour les examens théoriques et pratiques et contrôles des acquis, nous traitons l’identité, le type, lieu et date d’examen, les questions et réponses, évaluations, résultats, constatations des examinateurs, procès-verbaux et, si nécessaire, répétitions ou contestations. Ces données servent à organiser, évaluer et documenter les examens, assurer la qualité et satisfaire aux exigences réglementaires et contractuelles. Les résultats peuvent être communiqués, dans la mesure nécessaire, aux mandants, employeurs, organismes d’examen ou autorités compétentes autorisés. Les procès-verbaux et justificatifs de qualification peuvent être conservés durablement si les règlements d’examen, les prescriptions ferroviaires ou les besoins de preuve le requièrent. La durée dépend du type de document et des règles applicables.

13. Certificats, qualifications et cartes

Pour établir, vérifier et renouveler les certificats, attestations et cartes, nous traitons identité, employeur, formation, examens et qualifications, dates de délivrance et de validité et, si nécessaire, numéro de carte ou référence. Les justificatifs peuvent être conservés pendant leur validité et au-delà lorsque la vérification ou les obligations applicables le nécessitent.

14. Cartes et certificats de remplacement, photos

Les demandes de remplacement sont transmises par formulaire puis traitées en interne; leur contenu n’est pas conservé durablement dans WordPress. Les photos nécessaires sont stockées dans un espace Microsoft SharePoint à accès restreint, réservé aux collaborateurs compétents, jusqu’à l’expiration de la carte concernée, puis supprimées selon la procédure applicable, sauf obligation contraire.

15. Réservations de salles et calendriers

Pour les réservations de salles, nous traitons noms, contacts, dates, salles, statut et éventuellement facturation. WordPress enregistre les réservations; Microsoft 365 envoie les accusés de réception avec fichier ICS et les confirmations ou annulations aux personnes concernées. Les réservations sont en principe supprimées deux ans après leur clôture ou annulation; les pièces comptables sont conservées séparément. Un calendrier ICS interne, non public et protégé par un lien secret, indique salle, référence, horaires, lieu et éventuellement notes internes, sans noms ni coordonnées des clients.

Les inscriptions et envois de newsletters sont gérés par WordPress. L’inscription n’est active qu’après confirmation par e-mail (double opt-in). Les inscriptions non confirmées sont supprimées après sept jours. Le désabonnement est possible à tout moment. La preuve du consentement est conservée 24 mois après désabonnement; l’adresse peut rester sur une liste d’exclusion pour empêcher de nouveaux envois.

Pour les candidatures, nous traitons notamment coordonnées, CV, certificats, qualifications, références et correspondance afin d’évaluer les candidatures. Les dossiers non retenus sont en principe supprimés au plus tard trois mois après le refus, sauf obligation légale ou motif légitime prépondérant. Des règles internes complémentaires s’appliquent aux relations de travail existantes.

18. Liens externes, Google Maps et YouTube

Notre site contient des liens vers e4learn.ch et Google Maps; ce n’est qu’en cliquant que vous quittez notre site et que les règles du fournisseur s’appliquent. Les vidéos YouTube intégrées ne sont chargées qu’au lancement de la lecture. Nous utilisons youtube-nocookie.com; la lecture peut transmettre des données techniques et d’utilisation à Google.

19. Destinataires et sous-traitants

Au sein de rail4mation, seules les personnes ayant besoin des données pour leurs tâches y accèdent. Les prestataires externes comprennent notamment AWS (hébergement), Cloudflare (réseau et sécurité), ONTIV (assistance), Microsoft 365/SharePoint (communication et stockage), SEMCO (administration des cours) et RunMyAccounts (comptabilité). Pour les formations et examens, les informations nécessaires peuvent être communiquées aux mandants, employeurs, formateurs, examinateurs et autorités compétentes autorisés.

20. Traitement des données à l’étranger

Notre site web est hébergé en Suisse (région AWS de Zurich). L’utilisation de services internationaux peut néanmoins entraîner un traitement de données personnelles hors de Suisse. Cela concerne en particulier Cloudflare, Microsoft 365/SharePoint et YouTube/Google. Des données techniques de connexion, de sécurité, d’assistance ou d’utilisation peuvent notamment être traitées aux États-Unis d’Amérique (USA), en Irlande ainsi que dans d’autres États où les fournisseurs concernés, les sociétés de leur groupe ou leurs sous-traitants exercent leurs activités. En raison de l’infrastructure mondiale de ces fournisseurs, les États effectivement concernés peuvent évoluer. Les États actuellement concernés ressortent des listes publiées par les fournisseurs concernant les lieux de traitement et les sous-traitants; ces informations des fournisseurs font partie des informations de transparence relatives aux services concernés. Sur demande, nous indiquons les États et garanties pertinents pour un traitement concret.

Informations actuelles sur les pays et les sous-traitants des principaux fournisseurs internationaux : Cloudflare : www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/cloudflare-services/ ; Microsoft 365 : learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations et learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/personnel-loc/m365-personnel-location ; Google/YouTube : policies.google.com/privacy. Ces listes sont mises à jour en continu par les fournisseurs.

Lorsqu’un État destinataire ne bénéficie pas d’un niveau de protection reconnu comme adéquat par le Conseil fédéral, nous assurons une protection appropriée, notamment au moyen de clauses contractuelles types reconnues et, si nécessaire, de mesures de protection supplémentaires. Lorsque la loi le permet, une communication peut également, dans un cas particulier, reposer sur une exception prévue par la LPD.

Nous conservons les données aussi longtemps que nécessaire aux finalités, obligations légales ou droits à faire valoir. Repères : journaux du site en principe 30 jours; journaux techniques des formulaires 90 jours; réservations deux ans après clôture ou annulation; inscriptions newsletter non confirmées sept jours; preuves de consentement 24 mois après désabonnement; candidatures refusées trois mois; photos de cartes jusqu’à leur expiration; pièces comptables soumises à obligation dix ans après la fin de l’exercice. Des délais plus longs et spécifiques peuvent s’appliquer aux procès-verbaux d’examen et preuves de qualification. La suppression des sauvegardes peut être différée pour des raisons techniques.

22. Sécurité des données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées contre les accès non autorisés, la perte, l’utilisation abusive et les modifications illicites, notamment droits d’accès selon les rôles, espaces de stockage restreints, maintenance et règles de confidentialité. Une sécurité absolue des transmissions électroniques ne peut être garantie.

23. Vos droits

Selon le droit applicable, vous pouvez demander l’accès à vos données, la rectification des erreurs et, aux conditions légales, la suppression, la remise ou la transmission des données, ou vous opposer à un traitement. Vous pouvez en principe retirer votre consentement pour l’avenir. Certaines obligations de conservation peuvent empêcher une suppression immédiate. Contact : datenschutz@rail4mation.ch. Vous pouvez également contacter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

24. Mise à jour de la déclaration

Nous réexaminons cette déclaration en cas de modification des prestations, systèmes ou exigences légales et la mettons à jour si nécessaire. La version publiée sur notre site fait foi. État au 16 octobre 2026.